Holde møder i København

Holde møder i København

14/10/2019 Slået fra Af Eskild Strudsberg

Hvis du skal arrangere et møde eller en konference, så synes jeg, at du skal lytte til mine råd. Det fleste mennesker tænker altid, at det er nemt og hurtigt at arrangere, men sådan er det ikke altid. Ok, der er tilfælde, hvor man bare lige kan ringe op aftale et tidspunkt, og et sted at mødes, og så er den ikke længere. Fx når du skal møde en ven eller veninde. Men er det et møde eller en konference i professionelt øjemed, som du står for, så skal du være ude i god tid. Det kan nemlig blive et mareridt, hvis du starter for sent. Der er altid ting, man kan gøre bedre, og der vil altid være ting, man glemmer. Og der vil altid være ting, som burde kunne afsluttes i forberedelserne, men som altid må vente til allersidst.

Gode lokaler

Det vigtigste er naturligvis, at du sørger for et lokale, som er passende til det, du skal bruge det til. Derfor skal du først definere dine behov: Hvor mange deltager, hvor kommer de fra. Når du ved det, så har du allerede en idé: Kommer der, 15 eller 150 er sådan set ligegyldigt, inden du kan komme videre. Du skal nemlig lige være på det rene med, om du har brug for simultantolkning. Hvis svaret er ja, er der nogle ting, som lokalet, du booker, skal kunne leve op til: Der skal være tolkebokse, så tolkene kan arbejde i fred. Det er faktisk det vigtigste. Det er vigtigt, at alle deltagere får mulighed for at forstå, hvad der bliver sagt til mødet eller konferencen.

Find mødelokaler nemt

Når du har defineret dine behov, kan du så gå i gang med at lede efter et passende lokale. Jeg foreslår, at du i første omgang leder elektronisk: Skriv blot ”Mødelokaler København”, hvis det er i København, du skal holde mødet, altså. Og så får du en liste med muligheder. Brug nogle minutter på at se på de forskellige udbyderes sites. Du får hurtigt en idé om, hvor gode lokalerne er, og du kan samtidigt danne dig et godt overblik over priserne.

Når du har besluttet dig for et lokale, så er det en rigtig god idé at besøge det, så du kan se det, og kan få en idé om, hvordan det virker. Fx så kan det være, at tolkebokse skal sættes ind i lokalet. De kan lejes ekstra, hvis lokalet ikke allerede har den facilitet bygget ind.
Det kan også være, at belysningen måske ikke er, helt som på billederne du så på sitet, skal der findes en løsning på det? Og vigtigt er det også, at lokalets lokation ligger godt. Måske tænker du ikke over det, men det er trættende at være til konference. Mange kan godt lide at få en pause, hvor de kan gå en tur og få frisk luft. De vil eventuelt købe en gave til en kær person derhjemme, eller bare få noget lækkert mad – eller få lov til at ryge en cigaret!

Ja, hvis du vil have et godt møde eller konference, er der rigtigt meget at tænke over.